Oracle ERP 系統(tǒng)解決方案金制品有限公司AP 應(yīng)付帳目錄 Document Control................................................................................................................................. 2概覽............................................................................................................................................................ 5應(yīng)付帳系統(tǒng)介紹.............................................................................................................................. 5應(yīng)付款方案設(shè)計.............................................................................................................................. 6應(yīng)付款系統(tǒng)的建立.......................................................................................................................... 6應(yīng)付款治理范圍.............................................................................................................................. 8供給商治理............................................................................................................................................. 10供給商結(jié)構(gòu)..................................................................................................................................... 10供給商編碼..................................................................................................................................... 10供給商屬性..................................................................................................................................... 11應(yīng)付發(fā)票治理........................................................................................................................................ 12發(fā)票編號治理................................................................................................................................ 12有采購訂單發(fā)票的治理............................................................................................................... 12無采購訂單發(fā)票的治理............................................................................................................... 16其他付款單據(jù)治理........................................................................................................................ 17重要說明......................................................................................................................................... 17發(fā)票稅的治理................................................................................................................................ 17發(fā)票運費的治理............................................................................................................................ 18費用報銷治理........................................................................................................................................ 19零星采購費用報銷........................................................................................................................ 19差旅費等報銷治理........................................................................................................................ 19利弊分析......................................................................................................................................... 20發(fā)票調(diào)整業(yè)務(wù)治理................................................................................................................................ 21發(fā)票正調(diào)整..................................................................................................................................... 21發(fā)票負(fù)調(diào)整..................................................................................................................................... 21銀行帳戶治理........................................................................................................................................ 22銀行帳戶治理................................................................................................................................ 22銀行單據(jù)治理................................................................................................................................ 23付款治理................................................................................................................................................. 25付款方法治理................................................................................................................................ 25付款治理......................................................................................................................................... 25預(yù)付款治理............................................................................................................................................. 26預(yù)付款申請..................................................................................................................................... 26預(yù)付款支付..................................................................................................................................... 26預(yù)付款核銷..................................................................................................................................... 27非凡業(yè)務(wù)治理........................................................................................................................................ 29暫估業(yè)務(wù)......................................................................................................................................... 29待攤和預(yù)提..................................................................................................................................... 29備用金治理..................................................................................................................................... 30帳齡分析................................................................................................................................................. 31帳齡分期......................................................................................................................................... 31帳齡分析......................................................................................................................................... 31查詢和報表............................................................................................................................................. 32查詢功能......................................................................................................................................... 32報表功能......................................................................................................................................... 32應(yīng)付款與總帳集成................................................................................................................................ 34AP過帳的治理............................................................................................................................... 34AP憑證的治理............................................................................................................................... 34AP會計期....................................................................................................................................... 34Open and Closed Issues for this Deliverable.............................................................................. 36Open Issues................................................................................................................................... 36Closed Issues................................................................................................................................ 36概覽本文檔是上海漢得計算機系統(tǒng)有限公司??集團ERP項目實施小組在對MKL應(yīng)付款業(yè)務(wù)進行具體調(diào)研和需求分析的基礎(chǔ)上，針對??集團國內(nèi)和香港各家公司應(yīng)付款業(yè)務(wù)的治理特點提供的系統(tǒng)解決方案。 這份文檔建立在對MKL進行業(yè)務(wù)調(diào)研的基礎(chǔ)上，主要考慮到MKL當(dāng)前的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和未來業(yè)務(wù)發(fā)展的需要，結(jié)合了ORACLE系統(tǒng)的功能特點。這份文檔來源于調(diào)研文檔，將作為設(shè)置文檔和操作文檔的基礎(chǔ)。本文檔歸??集團和上海漢得公司共同所有。本文檔的參考文檔包括：本報告受GL總帳解決方案和MKL集團組織體系解決方案的控制，遵守GL總帳的公共約束定義，在處理組織間交易時要遵守MKL集團組織體系（多組織）解決方案的要求。應(yīng)付帳系統(tǒng)介紹ORACLE應(yīng)付帳治理系統(tǒng)是ORACLE APPLICATION中專門用來進行應(yīng)付發(fā)票和付款治理的財務(wù)子模塊，系統(tǒng)主要的功能包括：供給商治理。應(yīng)付款模塊和采購模塊的供給商信息，針對不同的供給商及其分類可以定義不同的付款方式，可以對供給商進行控制，如供給商審批，掛起，最大付款金額控制。銀行治理。可以對銀行帳戶，付款單據(jù)等實行明晰的治理。發(fā)票治理。ORACLE應(yīng)付款系統(tǒng)可以對采購發(fā)票，非采購發(fā)票，紅字發(fā)票及其他各種付款憑據(jù)等進行治理，另外還可以處理員工雇員費用報銷，零用費用支出等業(yè)務(wù)。付款治理。應(yīng)付款治理系統(tǒng)可以處理支票、現(xiàn)金、電匯等多種付款方式的治理核算。查詢和報表。ORACLE應(yīng)付帳系統(tǒng)提供了強大的查詢功能，能夠適時查詢發(fā)票交易和付款情況，可以在線查詢供給商余額，強大的報表功能可以滿足帳齡分析等治理的需要。 系統(tǒng)集成。AP模塊是一個財務(wù)子模塊，和GL，F(xiàn)A，PO，CE等模塊有著高度的集成。應(yīng)付款方案設(shè)計MKL各家子公司分別有著不同的治理特點，本文檔的方案設(shè)計充分的利用了各家公司治理上的共性，同時也充分的考慮了各家公司不同的需求，盡量在統(tǒng)一的基礎(chǔ)上設(shè)計出一套適合各家公司的方案。系統(tǒng)實施方案的設(shè)計依據(jù)本方案的設(shè)計依據(jù)是：??集團的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀和未來治理要求以及Oracle應(yīng)付款治理系統(tǒng)的功能。系統(tǒng)實施方案的設(shè)計原則確保系統(tǒng)設(shè)計的流程在實際業(yè)務(wù)中是可行的，系統(tǒng)的可操作性、業(yè)務(wù)處理的正確性和可靠性、經(jīng)營治理的連續(xù)性。確保流程的簡單性，以主要業(yè)務(wù)為主。次要業(yè)務(wù)的流程要盡量簡單。確保設(shè)計的流程在ORACLE系統(tǒng)上是可行的，即要考慮到ORACLE系統(tǒng)功能實現(xiàn)的可行性。確保系統(tǒng)的安全性和高效率。確保系統(tǒng)內(nèi)部運行的安全，確保系統(tǒng)高效運行。應(yīng)付款系統(tǒng)的建立應(yīng)付款系統(tǒng)建立的組織安排u;;;;;分別按照子公司設(shè)立應(yīng)付款系統(tǒng)，即東莞、河源、廣州、上海、????鋼材和????五金分別按照法人公司設(shè)立以本公司為經(jīng)營單位的應(yīng)付款治理系統(tǒng)。各公司在統(tǒng)一應(yīng)付款核算制度和共享大量信息的同時，嚴(yán)格按照法人主體區(qū)分本公司業(yè)務(wù)和核算范圍，避免MKL集團內(nèi)不同公司之間業(yè)務(wù)的相互干擾和混淆。長安??其采購業(yè)務(wù)主要是向集團內(nèi)的公司進行采購，付款可通過內(nèi)部往來進行，應(yīng)付帳可相對簡單。u;;;;;應(yīng)付款模塊集中由財務(wù)部門進行業(yè)務(wù)治理和維護，包括應(yīng)付發(fā)票，付款等業(yè)務(wù)由財務(wù)部門在AP中進行處理，采購部負(fù)責(zé)供給商信息的維護和治理，其他部門配合，對部分采用現(xiàn)金付款的采購業(yè)務(wù)，采購員付款后將發(fā)票交由財務(wù)部門做帳。應(yīng)付款治理系統(tǒng)職責(zé)設(shè)置根據(jù)MKL的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和現(xiàn)狀，考慮到未來業(yè)務(wù)的需要，在應(yīng)付款治理系統(tǒng)中設(shè)置以下崗位/職責(zé)。崗位所屬部門主要職責(zé)應(yīng)付會計會計部主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)中應(yīng)付發(fā)票的錄入/查詢，應(yīng)付款向總帳過帳，主要應(yīng)付報表和帳齡分析報表的生成，收集和整理。應(yīng)付出納會計部主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)中日常付款的操作，銀行信息的維護以及與付款有關(guān)的報表生成，收集和整理。供給商治理采購部負(fù)責(zé)系統(tǒng)中供給商信息的錄入、維護和治理，供給商余額的查詢和有關(guān)供給商治理方面的報表。應(yīng)付治理電腦部負(fù)責(zé)維護ORACLE應(yīng)付款治理系統(tǒng)，包括最終用戶日常問題的解決，AP基本設(shè)置，系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護和會計期維護，以及部分應(yīng)付款報表開發(fā)等業(yè)務(wù)。應(yīng)付審核會計部負(fù)責(zé)有關(guān)發(fā)票審核，發(fā)票/付款調(diào)整，以及日常的發(fā)票/付款查詢，復(fù)核/審批操作及報表治理。應(yīng)付款系統(tǒng)的目標(biāo)u;;;;;根據(jù)對MKL業(yè)務(wù)調(diào)研的結(jié)果，綜合考慮未來業(yè)務(wù)的發(fā)展需要，把主要的應(yīng)付發(fā)票/付款的治理從總帳治理系統(tǒng)中分離出來，在應(yīng)付款治理系統(tǒng)中實行明晰的治理，實現(xiàn)總帳和子帳的相對分離，在分工的同時與總帳治理系統(tǒng)保持著高度的集成，??各子公司的總帳與其對應(yīng)的AP集成，保證總帳和子帳財務(wù)信息的一致性和完整性。u;;;;;對于應(yīng)付發(fā)票的付款實現(xiàn)規(guī)范的控制，區(qū)分采購發(fā)票，固定資產(chǎn)發(fā)票，費用發(fā)票，其他付款單據(jù)和員工費用報銷單分別實行不同的治理制度，嚴(yán)格控制資金的流出，確保財務(wù)信息和實物信息的一致性和完整性。u;;;;;建立一套相對獨立的應(yīng)付款治理系統(tǒng)，對供給商治理，發(fā)票治理，付款治理等日常業(yè)務(wù)進行準(zhǔn)確及時的核算，維護和治理，滿足內(nèi)部治理的需要，非凡是嚴(yán)格按照權(quán)責(zé)發(fā)生制的原則準(zhǔn)確及時的確認(rèn)債務(wù)，準(zhǔn)確的判定企業(yè)的資金流動情況。應(yīng)付款治理的總帳基礎(chǔ)按照法人公司分別設(shè)立各自的應(yīng)付款治理系統(tǒng)。國內(nèi)公司的應(yīng)付款子模塊帳套選用MKL_ML_BOOK香港公司的應(yīng)付款子模塊帳套選用MKL_HK_BOOK應(yīng)付帳款子模塊的會計期間按照總帳會計期設(shè)置。 國內(nèi)公司會計年度為公歷年度，從每年的1月1日到12月31日。香港公司會計年度按照公司的財政年度，從每年的4月1日到次年3月31日。帳套MKL_ML_BOOK和MKL_HK_BOOK會計期分別治理，需要有兩個GL總帳系統(tǒng)治理員，分別在每月初打開當(dāng)月總帳會計期后才打開應(yīng)付會計期，在關(guān)閉上月總帳會計期前要先確認(rèn)關(guān)閉上月應(yīng)付會計期。應(yīng)付款治理范圍應(yīng)付款方面的業(yè)務(wù)，視業(yè)務(wù)總量的多少和重要性，需要界定是在應(yīng)付款模塊治理系統(tǒng)進行核算，還是直接在總帳中進行帳務(wù)處理，為了保證業(yè)務(wù)的統(tǒng)一規(guī)范，需要確定在AP或GL不同系統(tǒng)中進行治理的業(yè)務(wù)范圍，且隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展，此劃分也可進行調(diào)整。納入應(yīng)付款治理系統(tǒng)治理的標(biāo)準(zhǔn)u;;;;;重要性原則。因為子模塊治理的優(yōu)點是細(xì)，缺點是繁，因此一般情況下，對于MKL的經(jīng)營治理有重要影響金額比較大的應(yīng)付款業(yè)務(wù)，優(yōu)先納入應(yīng)付款治理系統(tǒng)中進行明晰的治理和核算，如供給商采購付款。u;;;;;實用性原則。比較標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，在子模塊的治理中會顯得比較輕松，治理的效果也很明顯，非標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)，則需要做出一定的變通才能與系統(tǒng)的功能相匹配，因此在子模塊治理難度相對會比較大，效果也大打折扣。u;;;;;簡單性原則。對于日常經(jīng)營中發(fā)生金額不大，明細(xì)治理沒有非凡的意義的業(yè)務(wù)，為了簡便快捷的進行業(yè)務(wù)處理，可以直接在總帳中進行憑證輸入。根據(jù)我們對于??集團業(yè)務(wù)調(diào)研的結(jié)果，并在征求財務(wù)部門意見的基礎(chǔ)上，我們建議??集團以下業(yè)務(wù)在應(yīng)付款治理系統(tǒng)中進行核算治理：供給商(交易類和雇員類)信息的維護和治理銀行帳戶/銀行單據(jù)信息的維護和治理原材料采購發(fā)票治理固定資產(chǎn)采購發(fā)票治理其他費用類采購發(fā)票治理零星采購發(fā)票治理其他付款憑證治理員工費用報銷治理（可選擇，建議在GL處理）對供給商發(fā)票付款治理對員工報銷付款治理（可選擇，建議在GL處理，）其他付款治理預(yù)付款治理暫估治理待攤業(yè)務(wù)治理預(yù)提業(yè)務(wù)治理供給商查詢，帳齡分析和其他報表治理供給商治理在ORACLE應(yīng)付款治理系統(tǒng)中，供給商包括的范圍很廣，一般而言，凡是我們要對其負(fù)擔(dān)債務(wù)或者進行付款的對象，都可以作為供給商進行治理。因此供給商主要包括三類：供給商類/雇員類/稅務(wù)機關(guān)（政府）類，可以根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要進行添加。供給商結(jié)構(gòu)ORACLE系統(tǒng)中，供給商信息分成兩個層次：標(biāo)題層（Head）和地址層(Address)。供給商標(biāo)題層在不同的公司間是共享的，即東莞公司輸入一個新的供給商，那么在河源公司也可以看到這個新的供給商標(biāo)題上的信息。因此對于一家供給商同時跟??集團的幾家子公司有業(yè)務(wù)往來的，可以在其中任何一家公司輸入有關(guān)的標(biāo)題信息，其他公司即可共享這一信息，這樣可以保證同一供給商在系統(tǒng)中不會重復(fù)輸入。供給商地址層在不同的公司間是相互屏蔽的，可以認(rèn)為供給商地址層即是與??進行交易的具體公司，因此對于同一供給商同時與??集團的不同子公司也業(yè)務(wù)往來的，需要分別在不同子公司的AP中供給商的地址層進行信息維護。假如同一供給商存在不同分支機構(gòu)（非獨立法人），則需要在該供給商地址中分別輸入各個分支機構(gòu)作為不同的供給商地址。對于雇員類供給商則在標(biāo)題行中輸入雇員姓名等基本信息，而在雇員供給商的地址信息中地址統(tǒng)一為辦公室。供給商編碼統(tǒng)一供給商編碼，對于不同供給商分別指定不同的編碼，該編碼將作為供給商查詢，治理和報表操作的重要依據(jù)，便于操作人員方便快捷的業(yè)務(wù)處理。供給商編碼的解決方案u;;;;;對每一個供給商分別指定一個唯一的編碼。1, 對于獨立的供給商指定一個唯一的編碼。2，對于總公司和分公司性質(zhì)的供給商，例如一家供給商有不同的分支機構(gòu)（非獨立法人），則對總公司定義一個唯一的編碼，不同的分支機構(gòu)作為不同的供給商地點進行明晰的治理。3，對于集團公司及其獨立法人的子公司性質(zhì)的供給商，分別對每一家獨立法人的子公司定義一個唯一的供給商編碼。4，對于大量的零星采購供給商，非凡是一般涉及金額較小的一次性供給商，在AP系統(tǒng)中進行治理意義不大，為減輕供給商維護的負(fù)擔(dān)，可以考慮把所有的雜項供給商作為一個虛擬的供給商進行治理，而無須分別輸入各家供給商明晰治理。u;;;;;供給商編碼采用人工編碼，編碼由字母或者/和數(shù)字構(gòu)成。u;;;;;供給商編碼分為3個部分，共5位字符。分別是國別代碼，公司代碼，順序號。國別號碼由一個字母代表一個國家，定義相應(yīng)的國別對應(yīng)關(guān)系。公司代碼是按照供給商名稱的拼音首字母，用一位字母表示。順序號為三位數(shù)字。雇員類供給商編碼u;;;;;對每一個雇員供給商定義一個唯一的供給商編碼。對每一個雇員供給商定義一個唯一的供給商地址編碼。 u;;;;;雇員供給商編碼采用人工編碼，編碼由字母或者/和數(shù)字構(gòu)成。雇員類供給商編碼采用人事考勤系統(tǒng)的編碼方案。 將雇員作為供給商治理，是基于雇員提供勞務(wù)服務(wù)，主要治理薪金支付及費用報銷，在MKL由于采用專門人事考勤系統(tǒng)治理，為簡化AP作業(yè)，薪金支付及費用報銷建議在總帳GL中處理。供給商屬性由于供給商標(biāo)題信息是共享的，而地址信息是屏蔽的，因此建議在供給商標(biāo)題上的信息由集團公司采購部統(tǒng)一在東莞公司的組織中進行維護，其他公司均不能修改或者添加供給商的標(biāo)題信息，而地址上的有關(guān)信息由各子公司分別進行維護和治理，事實上按??現(xiàn)時的集團采購的處理方法，供給商的治理基本上是由集團采購部維護。供給商治理屬性l ORACLE應(yīng)付帳治理系統(tǒng)可以對供給商進行分類，如可以按照行業(yè)特征，企業(yè)規(guī)模，信用額度等進行分類，滿足查詢和統(tǒng)計的需要。l 針對不同的供給商和分類可以定義不同的付款方式，給予不同的付款優(yōu)先級。可以對供給商進行信用控制，如供給商掛起，最大付款金額控制等。l 財務(wù)信息上，可以針對不同的供給商和地址分別定義不同的負(fù)債默認(rèn)帳戶和預(yù)付款帳戶，或者不同的發(fā)票會計帳號分配集，加快應(yīng)付款輸入的速度，減少出錯的可能。也可以對供給商指定稅的計算，發(fā)票和付款的默認(rèn)貨幣等信息。l 實物信息上，對每一個供給商地點可以指定發(fā)運目的地和開單目的地，指定地點使用目的，包括是否開單地，是否采購地等。為在系統(tǒng)中保留跟蹤記錄，ORACLE不答應(yīng)刪除供給商，但是可以根據(jù)實際業(yè)務(wù)需要將供給商或者供給商的某一個地點失效。